Vilkår og betingelser
Dette dokumentet regulerer avtalen mellom virksomheten som bestiller HMS‑kort («Kunde») og HMSpass AS («Tilbyder»). Vilkårene gjelder for all bruk av Tilbyders tjenester.
HMSpass AS (org.nr. 816253942) tilbyr sine tjenester gjennom egne nettsteder og digitale bestillingsløsninger, herunder byggekort.no, hmspass.no og øvrige nettsteder som drives av HMSpass AS.
HMS-kort produseres og utstedes av Evry Card Services AS (Tietoevry) på vegne av Arbeidstilsynet.
1. Parter og definisjoner
1.1 Parter
Tilbyder: HMSpass AS (en uavhengig kommersiell tjenesteleverandør som yter administrativ og rådgivende bistand i tilknytning til HMS-kort-ordningen. Tilbyder er ikke offentlig myndighet, er ikke kortutsteder og er ikke produsent av HMS-kort, og har ingen innflytelse på Arbeidstilsynets, Evry Card Services AS’ (Tietoevry) eller andre myndigheters behandlingstid, krav eller avgjørelser).
Kunde: Virksomheten som bestiller og benytter Tjenesten.
1.2 Definisjoner
HMS‑kort‑ordningen: Den statlige ordningen for identitetskort i bygg, renhold, bilpleie og varetransport, regulert av Arbeidstilsynet, der kortene produseres av Evry Card Services AS (Tietoevry).
Tjenesten: Administrativ og rådgivende bistand i forbindelse med HMS-kort-ordningen som oppdragstaker for Kunden. Tilbyder opptrer som privat administrativ og rådgivende tjenesteleverandør og har ingen myndighetsutøvende rolle. Tjenesten omfatter blant annet ytelser som beskrevet i punkt 2, herunder rådgivning, administrativ bistand, dokumentkontroll, registerkontroll, kommunikasjon, oppfølging, sperring og fornyelse.
Nettstedet: Nettsteder og digitale bestillingsløsninger som eies eller drives av HMSpass AS, herunder byggekort.no og hmspass.no.
Vilkår: Dette dokumentet.
2. Formål og omfang
Tjenesten består i at Tilbyder yter administrativ og rådgivende bistand til Kunden i forbindelse med HMS-kort-ordningen, herunder håndtering, oppfølging og gjennomføring av nødvendige prosesser knyttet til bestilling, sperring, fornyelse og kommunikasjon med offentlige registre og kortutsteder. Tjenesten er en administrativ og rådgivende tjeneste knyttet til HMS-kort-ordningen og innebærer ingen garanti for utstedelse av HMS-kort.
Tilbyder utsteder ikke HMS-kort, produserer ikke fysiske kort og deltar ikke i selve kortproduksjonen eller den offentlige godkjenningsprosessen. All utstedelse og produksjon av HMS-kort skjer hos Arbeidstilsynet og autorisert kortprodusent, uavhengig av Tilbyder.
Tjenesten omfatter rådgivning og bistand til bestilling, administrasjon, oppfølging, sperring og fornyelse i forbindelse med HMS-kort-ordningen på vegne av Kunden. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:
- Kontroll av virksomhetsopplysninger i offentlige registre
- Kontroll av om virksomheten oppfyller krav i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret
- Vurdering av om registreringskravene er oppfylt
- Kvalitetssikring av lovpålagt legitimasjon og portrettbilde
- Teknisk tilpasning av bilder (lys, utsnitt, kravoppfyllelse) der nødvendig
- Innsamling og gjennomgang av dokumentasjon
- Innsending av søknad til Arbeidstilsynet og kortutsteder
- Oppfølging ved avvik, mangler eller avslag
- Utsendelse av midlertidig HMS-kort der dette er mulig og Kunden ber om det
- Administrasjon av sperring ved tap, tyveri eller fratreden
- Varsling, påminnelser og bistand ved fornyelse når kort nærmer seg eller har nådd utløpsdato
Tilbyder utfører ingen myndighetsutøvelse og har ingen beslutningsmyndighet i HMS-kort-ordningen. All kontroll som utføres av Tilbyder er av administrativ og rådgivende karakter og innebærer ikke formell verifikasjon eller godkjenning av identitet, registreringsforhold eller annen informasjon.
Betalingsplikten inntrer når behandlingen av bestillingen er påbegynt, herunder når Tilbyder har registrert bestillingen, igangsatt kontroll eller på annen måte startet oppfølging av bestillingen. Manglende, ufullstendig eller forsinket levering av påkrevd dokumentasjon, herunder ansiktsbilde, gyldig legitimasjon, gyldig (årlig) fullmakt for HMS-kort-ordningen der dette kreves, eller annen nødvendig informasjon, påvirker ikke Kundens betalingsplikt og gir ikke grunnlag for angrerett, avbestilling, heving eller krav om refusjon.
3. Begrensninger i Tjenesten
Tilbyder er ikke ansvarlig for:
- offentlige myndigheters krav, behandlingstid, avslag eller vedtak
- tekniske feil i systemer driftet av Arbeidstilsynet, NAV, Skatteetaten, Evry Card Services AS (Tietoevry) eller andre tredjepartsleverandører
- forsinkelser som skyldes forhold utenfor Tilbyders kontroll
- godkjenning av identitet, arbeidsforhold eller registreringsstatus
- mangler som skyldes feil eller ufullstendig dokumentasjon fra Kunde
Tilbyder kan ikke påvirke godkjenning, kontrollprosesser eller saksbehandling i offentlige systemer. Tilbyder er ikke ansvarlig for konsekvenser av slike forhold.
4. Avtaleinngåelse og gyldighet
A) Avtalen trer i kraft når Kunden gjennomfører bestilling via et av Tilbyders nettsteder eller digitale bestillingsløsninger, eller per e-post eller telefon. Tjenesten tilbys utelukkende til næringsdrivende og kan ikke bestilles av forbrukere.
B) Oppdaterte vilkår publiseres på Tilbyders nettsteder og gjøres tilgjengelige for Kunden.
C) Særavtaler går foran generelle vilkår. Nyere vilkår går foran eldre.
D) Ved å fylle ut bestillingsskjemaet og bekrefte bestillingen ved å trykke på bestillingsknappen, inngår Kunden en juridisk bindende avtale med Tilbyder. Kunden bekrefter å være kjent med at HMSpass AS er en privat kommersiell tjenesteleverandør som tilbyr administrativ og rådgivende bistand i forbindelse med HMS-kort-ordningen, og ikke er tilknyttet eller representerer offentlige myndigheter, herunder Arbeidstilsynet eller kortprodusenten. Avtalen inngås som ledd i Kundens næringsvirksomhet og er en avtale mellom næringsdrivende, og omfattes dermed ikke av angrerettloven. Det foreligger derfor ingen angrerett eller avbestillingsrett, med unntak av avbestilling av automatisk fornyelse etter punkt 10.2. Kunden samtykker til at Tilbyder påbegynner behandlingen umiddelbart.
Avtalen omfatter også automatisk fornyelse av HMS-kort i henhold til punkt 7 og 10.2, herunder HMS-kort som tidligere er bestilt gjennom andre leverandører.
Bestillingen er bindende ved trykk på bestillingsknappen og kan ikke kanselleres, trekkes tilbake, stanses eller endres etter dette tidspunkt. Ved bestilling per e-post eller telefon er bestillingen bindende, og kan ikke kanselleres, trekkes tilbake, stanses eller endres, fra det tidspunkt Kunden har bekreftet bestillingen skriftlig, for eksempel ved å besvare Tilbyders ordrebekreftelse per e-post. Fra det tidspunkt Tilbyder har påbegynt behandlingen av bestillingen, er Kunden forpliktet til å betale fullt vederlag, uavhengig av om Tjenesten kanselleres, avbrytes eller ikke fullføres som følge av forhold på Kundens side. Betalingsplikten gjelder uavhengig av om Tjenesten fullføres eller gir ønsket resultat, forutsatt at Tilbyder har påbegynt behandlingen av bestillingen, og uavhengig av om Kunden bidrar med nødvendig informasjon eller medvirker til gjennomføring av Tjenesten. Allerede innbetalt eller fakturert beløp refunderes ikke etter at behandlingen av bestillingen er påbegynt.
Dersom Tilbyder avbryter eller kansellerer Tjenesten uten at dette skyldes forhold på Kundens side, skal Kunden kun betale for den delen av Tjenesten som er utført frem til avbruddstidspunktet.
Manglende levering av dokumentasjon eller medvirkning fra Kunden påvirker ikke betalingsplikten.
Ved innsending av bestilling bekrefter Kunden at rolleinnehaver vil delegere nødvendig tilgang hos Arbeidstilsynet slik at bestillingen kan behandles.
E) Ved bestilling bekrefter personen som gjennomfører bestillingen på vegne av Kunden, å ha nødvendig fullmakt til å inngå avtalen. Bestilling kan foretas av ansatte eller representanter som opptrer på vegne av virksomheten.
Virksomheten er ansvarlig for bestillinger som foretas av personer med nødvendig fullmakt, også der bestilleren ikke har formell signaturrett. Tilbyder har ingen generell plikt til å kontrollere interne fullmaktsforhold hos Kunden. Eventuelle interne uenigheter hos Kunden om bestillingen eller fullmakt påvirker ikke avtalens gyldighet eller Kundens betalingsplikt dersom bestilleren hadde nødvendig fullmakt.
F) Kunden aksepterer Tilbyders databehandleravtale ved bestilling.
G) Kunden aksepterer elektronisk kommunikasjon (EHF, e‑post, SMS) som gyldig varslingsform.
5. Kundens plikter
A) Gi korrekte og fullstendige opplysninger.
B) Rolleinnehaver registrert i Brønnøysundregistrene skal delegere nødvendige tilganger til Tilbyder i relevante løsninger hos Arbeidstilsynet og HMS-kortprodusent, slik at Tilbyder kan administrere bestilling og oppfølging av HMS-kort på Kundens vegne. Delegert tilgang anses som fullmakt til Tilbyder og skal bekreftes eller fornyes årlig.
C) Laste opp godkjent foto og legitimasjon innen 30 dager etter forespørsel. Manglende opplasting av portrettbilde eller legitimasjon kan forsinke eller hindre utstedelsen av HMS-kortet, men fritar ikke Kunden for betalingsplikten.
D) Sikre korrekte registreringer i Aa-registeret og Oppdragsregisteret. Feil må rettes innen 30 dager. Kunde bærer det fulle ansvaret for konsekvensene av feil, mangler eller forsinkede registreringer i offentlige registre.
E) Kunden er ansvarlig for at kortholders opplysninger holdes oppdatert.
F) Melde fra innen 30 dager dersom fysisk kort ikke er mottatt.
6. Tilbyders plikter
A) Sende ordrebekreftelse.
B) Effektuere bestillingen innen rimelig tid.
C) Varsle Kunde ved mangelfull dokumentasjon.
D) Utføre automatisk fornyelse etter punkt 10.2.
E) Sende varsler der Kunde ikke har deaktivert varslingsrutiner.
7. Fullmakter
Kunde gir Tilbyder fullmakt til å:
- sende søknader om HMS‑kort
- sperre kort ved behov
- kommunisere med Arbeidstilsynet, Evry Card Services AS (Tietoevry) og andre relevante instanser
- administrere tilganger, delegasjoner og registrerte opplysninger
- bistå med registrering i HMSREG dersom Kunden ber om det
- automatisk fornye alle HMS-kort som nærmer seg utløpsdato, i henhold til punkt 10.2. Fullmakten omfatter både HMS-kort som tidligere er bestilt gjennom Tilbyder, og HMS-kort som er bestilt direkte gjennom andre leverandører. Kunden varsles før fornyelse ved forhåndsvarsel per e-post med pris og lenke til Tilbyders vilkår og betingelser.
Fullmakten gjelder i ett år fra den er gitt og må bekreftes eller fornyes årlig. Kunden kan når som helst tilbakekalle fullmakten skriftlig før utløp.
8. Pris og betaling
8.1 Pris
Gjeldende priser for Tilbyders tjenester fremgår av bestillingssiden på det aktuelle nettstedet hvor bestillingen gjennomføres. Ved automatisk fornyelse gjelder Tilbyders priser på det tidspunktet forhåndsvarselet sendes. Prisen fremgår av forhåndsvarselet. Det påløper fakturagebyr på kr 59,- eks. mva. per faktura.
Honoraret er ikke betaling for selve HMS-kortet, men for Tilbyders administrative og rådgivende bistand i tilknytning til HMS-kort-ordningen, herunder arbeid, saksforberedelse, oppfølging og kostnader Tilbyder pådrar seg ved bestilling av HMS-kort hos autorisert kortutsteder. Tjenestens nærmere innhold fremgår av punkt 2.
Honoraret er betalingspliktig selv om HMS-kort ikke utstedes som følge av avslag, manglende godkjenning, forhold hos offentlige myndigheter, eller at Kunden ikke laster opp portrettbilde eller legitimasjon, eller ikke gir, bekrefter eller fornyer nødvendig fullmakt.
8.2 Betaling
A) Faktura sendes med 10 dagers forfall.
B) Kort og faktura sendes separat.
C) Faktura leveres via EHF eller e‑post.
D) Forsinkelsesrenter og purregebyr følger gjeldende satser.
9. Levering
9.1 Kortnummer
Kortnummer sendes per e-post dersom Kunden ber om det.
9.2 Midlertidig kort
Sendes digitalt når dokumentasjon og registreringsforhold er godkjent, dersom Kunden ber om det.
9.3 Fysisk kort
A) Sendes med Posten Norge. Tilbyder er ikke ansvarlig for postforsinkelser eller bortkomne sendinger hos Posten Norge eller tredjeparts distributører. Risikoen for forsendelsen overføres til Kunden når sendingen er overlevert Posten Norge eller annen valgt transportør.
Fysisk HMS-kort produseres av Evry Card Services AS (Tietoevry) på vegne av Arbeidstilsynet. Tilbyder har ingen kontroll over produksjon og trykking av kortet. Tilbyder sender det fysiske kortet til Kunden med Posten Norge når det er mottatt fra kortprodusenten.
B) Leveres til adressen oppgitt av Kunde.
C) Tilbyder er ikke ansvarlig for feil adresse eller manglende merking av postkasse.
D) Returer sendes til Kundens registrerte adresse i Enhetsregisteret.
9.4 Leveringstid
A) Forventet leveringstid for fysisk HMS-kort er normalt 2–4 uker fra datoen søknaden er komplett og godkjent hos offentlige myndigheter og kortutsteder.
B) Oppgitt leveringstid er veiledende og kan avvike ved høye volumer, tekniske feil eller forsinkelser hos Arbeidstilsynet, Evry Card Services AS (Tietoevry) eller andre offentlige systemer.
C) Leveringstid regnes fra det tidspunktet all nødvendig dokumentasjon er mottatt og registreringsforholdene er godkjent. Manglende dokumentasjon kan forlenge leveringstiden.
D) Forsinkelser som skyldes forhold utenfor Tilbyders kontroll anses ikke som mangel etter punkt 12.
10. Fornyelser
10.1 Varsling
A) Påminnelser og bestilling
Tilbyder kan kontakte Kundens registrerte kontaktpersoner via e-post, SMS og/eller telefon for å sende påminnelser om fornyelse. Formålet er å informere om at ett eller flere kortholderes kort nærmer seg utløpsdato, har utløpt eller må fornyes.
B) Bestilling av fornyelse
Kunden kan bestille fornyelse av HMS-kort via et av Tilbyders nettsteder eller digitale bestillingsløsninger, eller ved skriftlig aksept eller bestilling per e-post.
10.2 Autofornyelse
A) Før ett eller flere HMS-kort fornyes og sendes til produksjon hos autorisert kortprodusent, sender Tilbyder et skriftlig forhåndsvarsel til Kundens registrerte kontaktperson per e-post. Forhåndsvarselet inneholder pris, lenke til Tilbyders vilkår og betingelser og lenke til fornyelsessiden.
På fornyelsessiden får Kunden oversikt over hvilke HMS-kort som skal fornyes, samt frist og fremgangsmåte for avbestilling.
Dersom Kunden ikke ønsker fornyelse av ett eller flere HMS-kort, kan disse avbestilles innen den angitte fristen via fornyelsessiden eller kontaktskjemaet på et av Tilbyders nettsteder.
HMS-kort som ikke avbestilles innen fristen, fornyes automatisk i henhold til avtalen mellom Kunden og Tilbyder. Avbestillingsfristen fastsettes slik at Kunden har reell mulighet til å avbestille før fornyelsen gjennomføres.
Kunden kan når som helst deaktivere automatisk fornyelse for fremtidige fornyelser ved skriftlig henvendelse til Tilbyder via kontaktskjemaet på et av Tilbyders nettsteder. Deaktivering påvirker ikke betalingsplikten for fornyelser som allerede er gjennomført eller satt i gang før henvendelsen er mottatt.
B) Tilbyder skal, i samsvar med avtalen mellom Kunden og Tilbyder, automatisk fornye HMS-kort som omfattes av avtalen, når ett eller flere av følgende vilkår er oppfylt:
1. Fornyelse ved utløpsdato – ansatte
Det foreligger et aktivt arbeidsforhold mellom Kunden (arbeidsgiver) og kortholder (arbeidstaker), registrert i Aa-registeret eller Oppdragsregisteret, ca. 9 uker før HMS-kortets utløpsdato.
Tilbyder sender forhåndsvarsel om fornyelse normalt ca. 9 uker før utløpsdato. Nytt HMS-kort bestilles for produksjon hos autorisert kortprodusent normalt ca. 6 uker før utløpsdato.
2. Fornyelse ved utløpsdato – innehaver av enkeltpersonforetak
Kunden er registrert som enkeltpersonforetak, og kortholder er registrert som innehaver i Enhetsregisteret.
Tilbyder sender forhåndsvarsel om fornyelse normalt ca. 9 uker før utløpsdato. Nytt HMS-kort bestilles for produksjon hos autorisert kortprodusent normalt ca. 6 uker før utløpsdato.
3. Fornyelse ved navneendring på kortholder eller endring av juridisk firmanavn
Kortholder har endret navn i Folkeregisteret, eller Kunden har endret juridisk navn i Enhetsregisteret.
Ved registrert navneendring og forestående deaktivering av HMS-kort sender Tilbyder forhåndsvarsel om fornyelse normalt ca. 4 uker før deaktivering. Nytt HMS-kort bestilles for produksjon hos autorisert kortprodusent normalt ca. 2 uker før deaktivering.
Produksjonstidspunktet kan forskyves ved tekniske feil eller forsinkelser i offentlige systemer.
11. Personvern og sikkerhet
A) Personopplysninger behandles i tråd med GDPR.
B) Kunden skal ikke sende legitimasjon eller andre sensitive personopplysninger via e-post, men benytte Tilbyders sikre opplastingsløsning. Opplysninger som likevel mottas per e-post, behandles og slettes i samsvar med Tilbyders personvernerklæring.
C) Opplysninger selges ikke til tredjeparter.
D) Informasjon deles kun når nødvendig for å levere Tjenesten.
E) Systemleverandører kan ha tilgang der dette er nødvendig.
12. Reklamasjon
A) Kunde skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at Kunden oppdaget eller burde oppdaget en mangel.
B) Reklamasjon må uansett fremsettes senest innen 30 dager etter at Kunden har mottatt fysisk HMS-kort, eller etter at Kunden er varslet om at saken er avsluttet eller avslått.
C) Mangel anses kun å foreligge dersom Tilbyder ikke har levert Tjenesten i samsvar med avtalen.
D) Ved gyldig reklamasjon er Tilbyders ansvar begrenset til retting av mangelen eller refusjon for den delen av Tjenesten som Tilbyder ikke har utført, jf. punkt 13.
E) Forhold som skyldes offentlige systemer, registreringskrav, mangelfull dokumentasjon eller forhold utenfor Tilbyders kontroll regnes ikke som mangel.
F) Eventuelle innsigelser mot faktura skal fremsettes skriftlig og være konkret begrunnet. Innsigelsen må angi hva som bestrides og på hvilket grunnlag. Generelle eller udokumenterte innsigelser anses ikke som gyldig reklamasjon etter disse vilkår.
13. Begrensning av ansvar
A) Tilbyder er ikke ansvarlig for indirekte tap, herunder tapt fortjeneste eller driftsavbrudd.
B) Tilbyder er ikke ansvarlig for tredjepartssystemer, offentlige registre eller eksterne feil.
C) Kunde er ansvarlig for riktige registreringer og forsvarlig håndtering av kort.
D) Tilbyder er ikke ansvarlig for avslag eller forsinkelser hos offentlige myndigheter.
E) Tilbyders samlede ansvar er begrenset til det beløpet Kunden har betalt for den delen av Tjenesten som Tilbyder ikke har utført.
F) Tilbyder kan under ingen omstendigheter anses som utsteder eller produsent av HMS-kort, og kan ikke holdes ansvarlig for forhold knyttet til offentlig godkjenning eller produksjon av kort. Ansvar for postforsendelse følger av punkt 9.3.
14. Varighet og oppsigelse
A) Avtalen gjelder inntil den sies opp skriftlig av en av partene. Oppsigelse påvirker ikke betalingsplikt for bestillinger/fornyelser som allerede er gjennomført eller satt i gang før oppsigelsen trer i kraft.
B) Oppsigelse må sendes skriftlig til Tilbyder via kontaktskjemaet på et av Tilbyders nettsteder.
15. Overdragelse
Tilbyder kan overdra avtalen helt eller delvis ved fusjon, oppkjøp eller virksomhetsoverdragelse.
Tvister avgjøres etter norsk rett. Tilbyders hjemting vedtas som verneting.
17. Endringer i vilkårene
HMSpass AS forbeholder seg retten til å endre disse vilkårene.
Vesentlige endringer varsles skriftlig til Kundens kontaktperson minst 14 dager før ikrafttredelse. Kunde kan si opp avtalen med virkning fra ikrafttredelsesdato ved skriftlig melding innen varslingsfristen dersom endringen ikke aksepteres. Mindre endringer og presiseringer kan tre i kraft ved publisering. Kunden er selv ansvarlig for å holde seg orientert om gjeldende vilkår.