Vilkår og betingelser
Dette dokumentet regulerer avtalen mellom virksomheten som bestiller HMS‑kort («Kunde») og HMSpass AS («Tilbyder»). Vilkårene gjelder for all bruk av Tilbyders tjenester.
HMSpass AS (org.nr. 816253942), som leverer tjenesteløsningen www.byggekort.no.
HMS-kort produseres og utstedes av Evry Card Services AS (Tietoevry) på vegne av Arbeidstilsynet.
1. Parter og definisjoner
1.1 Parter
Tilbyder: HMSpass AS (en uavhengig kommersiell tjenesteleverandør som yter administrativ og rådgivende bistand i tilknytning til HMS-kort-ordningen. Tilbyder er ikke offentlig myndighet, er ikke kortutsteder og er ikke produsent av HMS-kort, og har ingen innflytelse på Arbeidstilsynets, Evry Card Services AS’ (Tietoevry) eller andre myndigheters behandlingstid, krav eller avgjørelser)
Kunde: Virksomheten som bestiller og benytter Tjenesten.
1.2 Definisjoner
HMS‑kort‑ordningen: Den statlige ordningen for identitetskort i bygg, renhold, bilpleie og varetransport, regulert av Arbeidstilsynet og produsert av Evry Card Services AS (Tietoevry).
Tjenesten: Administrativ og rådgivende bistand i forbindelse med HMS-kort-ordningen som oppdragstaker for Kunden. Tilbyder opptrer som privat administrativ tjenesteleverandør og har ingen myndighetsutøvende rolle. Tjenesten omfatter blant annet ytelser som beskrevet i punkt 2, herunder administrativ bestilling, dokumentkontroll, registerkontroll, kommunikasjon, oppfølging, sperring og fornyelse.
Nettstedet: byggekort.no.
Vilkår: Dette dokumentet.
2. Formål og omfang
Tjenesten består i at Tilbyder yter administrativ og rådgivende bistand til Kunden i forbindelse med HMS-kort-ordningen, herunder håndtering, oppfølging og gjennomføring av nødvendige prosesser knyttet til bestilling, sperring, fornyelse og kommunikasjon med offentlige registre og kortutsteder. Tjenesten er en konsulent- og administrasjonstjeneste og innebærer ingen garanti for utstedelse av HMS-kort.
Tilbyder utsteder ikke HMS-kort, produserer ikke fysiske kort og deltar ikke i selve kortproduksjonen eller den offentlige godkjenningsprosessen. All utstedelse og produksjon av HMS-kort skjer hos Arbeidstilsynet og autorisert kortprodusent, uavhengig av Tilbyder.
Tjenesten omfatter bistand til bestilling, administrasjon, oppfølging, sperring og fornyelse i forbindelse med HMS-kort-ordningen på vegne av Kunden. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:
- Kontroll av virksomhetsopplysninger i offentlige registre
- Kontroll av om virksomheten oppfyller krav i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret
- Vurdering av om registreringskravene er oppfylt
- Kvalitetssikring av lovpålagt legitimasjon og portrettbilde
- Teknisk tilpasning av bilder (lys, utsnitt, kravoppfyllelse) der nødvendig
- Innsamling og gjennomgang av dokumentasjon
- Innsending av søknad til Arbeidstilsynet og kortutsteder
- Oppfølging ved avvik, mangler eller avslag
- Utsendelse av midlertidig HMS-kort der dette er mulig og Kunden ber om det
- Administrasjon av sperring ved tap, tyveri eller fratreden
- Varsling, påminnelser og bistand ved fornyelse når kort nærmer seg eller har nådd utløpsdato
Tilbyder utfører ingen myndighetsutøvelse og har ingen beslutningsmyndighet i HMS-kort-ordningen. All kontroll som utføres av Tilbyder er av administrativ karakter og innebærer ikke formell verifikasjon eller godkjenning av identitet, registreringsforhold eller annen informasjon.
Tjenesten anses som levert når behandlingen av bestillingen er påbegynt, herunder når Tilbyder har registrert bestillingen, igangsatt kontroll eller på annen måte startet oppfølging av bestillingen. Manglende, ufullstendig eller forsinket levering av påkrevd dokumentasjon, herunder ansiktsbilde, gyldig legitimasjon, gyldig (årlig) fullmakt for HMS-kort-ordningen der dette kreves, eller annen nødvendig informasjon, påvirker ikke Kundens betalingsplikt og gir ikke grunnlag for angrerett, avbestilling, heving eller krav om refusjon.
3. Begrensninger i Tjenesten
Tilbyder er ikke ansvarlig for:
- offentlige myndigheters krav, behandlingstid, avslag eller vedtak
- tekniske feil i systemer driftet av Arbeidstilsynet, NAV, Skatteetaten, Evry Card Services (Tietoevry) eller andre tredjepartsleverandører
- forsinkelser som skyldes forhold utenfor Tilbyders kontroll
- godkjenning av identitet, arbeidsforhold eller registreringsstatus
- mangler som skyldes feil eller ufullstendig dokumentasjon fra Kunde
Tilbyder kan ikke påvirke godkjenning, kontrollprosesser eller saksbehandling i offentlige systemer. Tilbyder er ikke ansvarlig for konsekvenser av slike forhold.
4. Avtaleinngåelse og gyldighet
A) Avtalen trer i kraft når Kunde gjennomfører bestilling via byggekort.no eller per e-post/telefon. Tjenesten tilbys utelukkende til næringsdrivende og kan ikke bestilles av forbrukere.
B) Oppdaterte vilkår publiseres på www.byggekort.no/vilkar-og-betingelser/.
C) Særavtaler går foran generelle vilkår. Nyere vilkår går foran eldre.
D) Ved å fylle ut bestillingsskjemaet og trykke «Bestill HMS-kort nå» knappen, inngår Kunden en juridisk bindende avtale med Tilbyder. Kunden bekrefter å være kjent med at HMSpass AS er en privat kommersiell tjenesteleverandør som tilbyr administrativ bistand i forbindelse med HMS-kort-ordningen, og ikke er tilknyttet eller representerer offentlige myndigheter, herunder Arbeidstilsynet eller kortprodusenten. Avtalen inngås som ledd i Kundens næringsvirksomhet og er en avtale mellom næringsdrivende, og omfattes dermed ikke av angrerettloven. Det foreligger derfor ingen angrerett eller avbestillingsrett. Kunden samtykker til at Tilbyder påbegynner behandlingen umiddelbart.
Bestillingen er bindende ved trykk på «Bestill HMS-kort nå»-knappen og kan ikke kanselleres, trekkes tilbake, stanses eller endres etter dette tidspunkt. Fra bestillingstidspunktet er Kunden forpliktet til å betale fullt vederlag, uavhengig av om Tjenesten kanselleres, avbrytes eller ikke fullføres som følge av forhold på Kundens side. Betalingsplikten gjelder uavhengig av om Tjenesten fullføres eller gir ønsket resultat, forutsatt at Tilbyder har påbegynt behandlingen av bestillingen, og uavhengig av om Kunden bidrar med nødvendig informasjon eller medvirker til gjennomføring av Tjenesten. Allerede innbetalt eller fakturert beløp refunderes ikke etter at behandlingen av bestillingen er påbegynt.
Dersom Tilbyder avbryter eller kansellerer Tjenesten uten at dette skyldes forhold på Kundens side, skal Kunden kun betale for den delen av Tjenesten som er utført frem til avbruddstidspunktet.
Manglende levering av dokumentasjon eller medvirkning fra Kunden påvirker ikke betalingsplikten.
Ved innsending av bestilling bekrefter Kunden at rolleinnehaver vil delegere nødvendig tilgang hos Arbeidstilsynet slik at bestillingen kan behandles.
E) Kunden bekrefter at personen som gjennomfører bestillingen på vegne av virksomheten har nødvendig fullmakt til å inngå avtalen. Personen som gjennomfører bestillingen skal overfor Tilbyder anses å ha slik fullmakt. Bestilling kan foretas av ansatte eller representanter som opptrer på vegne av virksomheten. Virksomheten er ansvarlig for alle bestillinger gjort i dens navn, også der bestilleren ikke har formell signaturrett. Tilbyder har ingen plikt til å kontrollere interne fullmaktsforhold hos Kunden. Eventuelle interne uenigheter hos Kunden om bestillingen eller fullmakt påvirker ikke avtalens gyldighet eller Kundens betalingsplikt overfor Tilbyder.
F) Kunden aksepterer Tilbyders databehandleravtale ved bestilling.
G) Kunden aksepterer elektronisk kommunikasjon (EHF, e‑post, SMS) som gyldig varslingsform.
5. Kundens plikter
A) Gi korrekte og fullstendige opplysninger.
B) Rolleinnehaver registrert i Brønnøysundregistrene skal delegere nødvendige tilganger til Tilbyder i relevante løsninger hos Arbeidstilsynet og HMS-kortprodusent, slik at Tilbyder kan administrere bestilling og oppfølging av HMS-kort på Kundens vegne. Delegert tilgang anses som fullmakt til Tilbyder og skal bekreftes eller fornyes årlig.
C) Laste opp godkjent foto og legitimasjon innen 30 dager etter forespørsel. Manglende opplasting av portrettbilde eller legitimasjon kan forsinke eller hindre utstedelsen av HMS-kortet, men fritar ikke Kunden for betalingsplikten.
D) Sikre korrekte registreringer i Aa-registeret og Oppdragsregisteret. Feil må rettes innen 30 dager. Kunde bærer det fulle ansvaret for konsekvensene av feil, mangler eller forsinkede registreringer i offentlige registre.
E) Kunden er ansvarlig for at kortholders opplysninger holdes oppdatert.
F) Melde fra innen 30 dager dersom fysisk kort ikke er mottatt.
6. Tilbyders plikter
A) Sende ordrebekreftelse.
B) Effektuere bestillingen innen rimelig tid.
C) Varsle Kunde ved mangelfull dokumentasjon.
D) Utføre automatisk fornyelse etter punkt 10.
E) Sende varsler der Kunde ikke har deaktivert varslingsrutiner.
7. Fullmakter
Kunde gir Tilbyder fullmakt til å:
- sende søknader om HMS‑kort
- sperre kort ved behov
- kommunisere med Arbeidstilsynet, Evry Card Services AS (Tietoevry) og andre relevante instanser
- administrere tilganger, delegasjoner og registrerte opplysninger
- bistå med registrering i HMSREG dersom Kunden ber om det
- automatisk fornye kort som nærmer seg utløpsdato
Fullmakten gjelder frem til den uttrykkelig tilbakekalles skriftlig av Kunde.
8. Pris og betaling
8.1 Pris
Tjenestehonorar per bestilling/fornyelse knyttet til ett HMS-kort: kr 949,- eks. mva. Det påløper fakturagebyr på kr 59,- eks. mva. per faktura. HMS-kort produseres og utstedes av Evry Card Services AS (Tietoevry) på vegne av Arbeidstilsynet. Tilbyder leverer administrativ og rådgivende konsulentbistand i tilknytning til HMS-kort-ordningen, og honoraret inkluderer kostnader Tilbyder pådrar seg i forbindelse med administrativ saksforberedelse og bestilling av HMS-kort som produseres og utstedes av tredjepart.
Tjenestehonoraret dekker Tilbyders administrative arbeid og kostnader, og er betalingspliktig selv om HMS-kort ikke utstedes som følge av avslag, manglende godkjenning eller forhold hos offentlige myndigheter.
Tjenestehonoraret gjelder Tilbyders administrative og rådgivende konsulenttjeneste knyttet til HMS-kort-ordningen, herunder saksforberedelse, dokumentkontroll, registerkontroller, kommunikasjon med offentlige instanser, oppfølging, varsling, fornyelser, sperringer og øvrig administrativ håndtering.
Honoraret er ikke betaling for selve HMS-kortet, men for Tilbyders utførte konsulent- og administrasjonstjenester, og refunderes ikke etter at behandlingen av bestillingen er påbegynt.
8.2 Betaling
A) Faktura sendes med 10 dagers forfall.
B) Kort og faktura sendes separat.
C) Faktura leveres via EHF eller e‑post.
D) Forsinkelsesrenter og purregebyr følger gjeldende satser.
9. Levering
9.1 Kortnummer
Kortnummer sendes per e-post dersom Kunden ber om det.
9.2 Midlertidig kort
Sendes digitalt når dokumentasjon og registreringsforhold er godkjent, dersom Kunden ber om det.
9.3 Fysisk kort
A) Sendes med Posten Norge. Tilbyder er ikke ansvarlig for postforsinkelser eller bortkomne sendinger hos Posten Norge eller tredjeparts distributører. Risikoen for forsendelsen overføres til Kunden når sendingen er overlevert Posten Norge eller annen valgt transportør.
Fysisk HMS-kort produseres og distribueres av Evry Card Services AS (Tietoevry) på vegne av Arbeidstilsynet. Tilbyder har ingen kontroll over produksjon, trykking eller postdistribusjon.
B) Leveres til adressen oppgitt av Kunde.
C) Tilbyder er ikke ansvarlig for feil adresse eller manglende merking av postkasse.
D) Returer sendes til Kundens registrerte adresse i Enhetsregisteret.
9.4 Leveringstid
A) Forventet leveringstid for fysisk HMS-kort er normalt 2–4 uker fra datoen søknaden er komplett og godkjent hos offentlige myndigheter og kortutsteder.
B) Oppgitt leveringstid er veiledende og kan avvike ved høye volumer, tekniske feil eller forsinkelser hos Arbeidstilsynet, Evry Card Services (Tietoevry) eller andre offentlige systemer.
C) Leveringstid regnes fra det tidspunktet all nødvendig dokumentasjon er mottatt og registreringsforholdene er godkjent. Manglende dokumentasjon kan forlenge leveringstiden.
D) Forsinkelser som skyldes forhold utenfor Tilbyders kontroll anses ikke som mangel etter punkt 12.
10. Fornyelser
10.1 Varsling
A) Påminnelser og bestilling
Kunde gir Tilbyder aksept til å kontakte Kundes registrerte kontaktpersoner via e-post, SMS og/eller telefon for å sende påminnelser om fornyelse. Formålet er å informere om at ett eller flere kortholderes kort nærmer seg utløpsdato, har utløpt eller må fornyes.
B) Bestilling av fornyelse
Kunde kan bestille fornyelse av kort via bestilling på byggekort.no, eller ved aksept/bestilling via e-post, SMS eller telefon.
10.2 Autofornyelse
A) Før et HMS-kort fornyes og sendes til produksjon hos autorisert kortprodusent, sender Tilbyder et skriftlig forhåndsvarsel til Kundens kontaktperson per e-post. Fornyelse gjennomføres ikke dersom Kunden innen den angitte fristen aktivt og skriftlig avbestiller. Dersom Kunden ikke avbestiller skriftlig innen fristen, anses dette som et gyldig og bindende samtykke til fornyelse. Fristen settes slik at Kunden har reell mulighet til å avbestille.
B) Tilbyder skal automatisk fornye HMS‑kort når ett eller flere av følgende vilkår er oppfylt:
1. Fornyelse ved utløpsdato – ansatte
Det foreligger et aktivt arbeidsforhold mellom Kunde (arbeidsgiver) og kortholder (arbeidstaker), registrert i Aa-registeret eller Oppdragsregisteret, ca. 8 uker før kortets utløpsdato.
Tilbyder sender varsel om fornyelse ca. 8 uker før utløpsdato, og nytt kort sendes til produksjon hos autorisert kortprodusent før utløpsdato.
2. Fornyelse ved utløpsdato – innehaver av enkeltpersonforetak
Kunde er registrert som enkeltpersonforetak, og kortholder er registrert som innehaver i Enhetsregisteret.
Varsel om fornyelse sendes ca. 8 uker før utløpsdato, og bestilles for produksjon hos kortutsteder før utløpsdato.
3. Fornyelse ved navneendring på kortholder eller endring av juridisk firmanavn
Kortholder har endret navn i Folkeregisteret, eller Kunden har endret juridisk navn i Enhetsregisteret.
Varsel om fornyelse sendes ca. 4 uker før utløpsdato, og bestilles for produksjon hos kortutsteder før utløpsdato.
Produksjonstidspunktet kan forskyves til etter utløpsdato dersom det oppstår tekniske feil eller forsinkelser i offentlige systemer.
11. Personvern og sikkerhet
A) Personopplysninger behandles i tråd med GDPR.
B) Kunde bør ikke sende sensitive personopplysninger via e‑post. Tilbyder fraskriver seg ansvar dersom dette gjøres.
C) Opplysninger selges ikke til tredjeparter.
D) Informasjon deles kun når nødvendig for å levere Tjenesten.
E) Systemleverandører kan ha tilgang der dette er nødvendig.
12. Reklamasjon
A) Kunde skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at Kunden oppdaget eller burde oppdaget en mangel.
B) Reklamasjon må uansett fremsettes senest innen 30 dager etter at tjenesten anses levert etter punkt 2.
C) Mangel anses kun å foreligge dersom Tilbyder ikke har levert Tjenesten i samsvar med avtalen.
D) Ved gyldig reklamasjon er Tilbyders ansvar begrenset til retting av mangelen eller refusjon for den delen av Tjenesten som ikke er levert, jf. punkt om ansvarsbegrensning.
E) Forhold som skyldes offentlige systemer, registreringskrav, mangelfull dokumentasjon eller forhold utenfor Tilbyders kontroll regnes ikke som mangel.
F) Eventuelle innsigelser mot faktura skal fremsettes skriftlig og være konkret begrunnet. Innsigelsen må angi hva som bestrides og på hvilket grunnlag. Generelle eller udokumenterte innsigelser anses ikke som gyldig reklamasjon etter disse vilkår.
13. Begrensning av ansvar
A) Tilbyder er ikke ansvarlig for indirekte tap, herunder tapt fortjeneste eller driftsavbrudd.
B) Tilbyder er ikke ansvarlig for tredjepartssystemer, offentlige registre eller eksterne feil.
C) Kunde er ansvarlig for riktige registreringer og forsvarlig håndtering av kort.
D) Tilbyder er ikke ansvarlig for avslag eller forsinkelser hos offentlige myndigheter.
E) HMSpass AS sitt samlede ansvar er begrenset til det beløpet Kunden har betalt for den delen av tjenesten som ikke er levert.
F) Tilbyder kan under ingen omstendigheter anses som utsteder eller produsent av HMS-kort, og kan ikke holdes ansvarlig for forhold knyttet til offentlig godkjenning, produksjon eller distribusjon av kort.
14. Varighet og oppsigelse
A) Avtalen gjelder inntil den sies opp skriftlig av en av partene. Oppsigelse påvirker ikke betalingsplikt for bestillinger/fornyelser som allerede er gjennomført eller satt i gang før oppsigelsen trer i kraft.
B) Oppsigelse må sendes skriftlig til Tilbyder, e-post [email protected]
15. Overdragelse
Tilbyder kan overdra avtalen helt eller delvis ved fusjon, oppkjøp eller virksomhetsoverdragelse.
16. Tvisteløsning
Tvister avgjøres etter norsk rett. Verneting er Tilbyders forretningsadresse.
HMSpass AS forbeholder seg retten til å endre disse vilkårene. Oppdaterte vilkår publiseres på www.byggekort.no.
Vesentlige endringer varsles skriftlig til Kundens kontaktperson minst 14 dager før ikrafttredelse. Kunde kan si opp avtalen med virkning fra ikrafttredelsesdato ved skriftlig melding innen varslingsfristen dersom endringen ikke aksepteres. Mindre endringer og presiseringer kan tre i kraft ved publisering. Kunden er selv ansvarlig for å holde seg orientert om gjeldende vilkår.